Det nya året är i full gång och kalendern är redan fullproppad med möten. Det är hög tid att strukturera metoderna för hur möten genomförs. Resultatet blir effektivare möten. Vi delar med oss av sju tips.
Ibland är det bättre att träffas på ett möte och lösa uppgifter jämfört med att skicka en massa mail. Däremot är många möten onödigt långa, ineffektiva och rent ut sagt tråkiga. Här kommer mina bästa tips till dig som vill effektivisera din kalender.
- Varför behövs mötet?
Skriv redan i kallelsen varför mötet behövs, vad som ska uppnås och hur mötet är tänkt att genomföras. Är det brainstorming eller ska du hålla en presentation på 45 minuter?
- Hur ska deltagarna förbereda sig?
Ett brainstorming-möte blir sällan bra utan förberedelser. Bäst är om alla tänker ut 20 till 30 idéer (ja, så många!) i förväg och sen gås dessa igenom på mötet. Eller är det något annat som ska förberedas? Om en rapport ska diskuteras måste alla få den, och ha tid att läsa den, innan man träffas.
- Undvik kallprat och kom igång direkt
Att vara i tid är självklart. Mindre självklart i Sverige är att ibland våga skippa kallpratet och istället direkt gå in på de viktigaste ämnena för mötet. Den allra viktigaste frågan behöver mest fokus och det får alltid den frågan som står först på dagordningen.
- Välj rätt lokal
Utifrån syftet med mötet, vilka som ska delta och vad som ska uppnås kan du fundera ett varv till på vad som är rätt lokal. Det vanliga konferensrummet? Fiket? Eller går det att promenera eller att sitta utomhus?
- Lämna mobilen och datorn
Lägg undan mobiler och datorer när ni äntligen har tagit er tid att träffas fysiskt. Väntar du på ett viktigt mail? Överväg att boka om mötet istället för att sitta där och nöta på refresh-knappen. Resultatet blir att mötesdeltagarna verkligen ser varandra och deltar mer aktivt i det som pågår för stunden. Mötes-mindfulness helt enkelt.
- Var tydlig med kommande steg
Redan på mötet bör arbetsuppgifter framåt bestämmas liksom vem som är ansvarig för vad. Det är lätt hänt att det som framkommit på ett inspirerande möte inte kommer till nytta efter att mötet är slut om ingen får ansvaret att driva saken vidare.
- Sätt på er lösmustascher
Låter det tramsigt? Det är precis det som är meningen berättar Samuel West som forskar vid Lunds Universitet. Bus, skämt och lek på möten öppnar för kreativa samtal och ökad produktivitet.
Hälsningar,
Robert Hägg