Att genomföra en arbetsplatsförändring innebär många utmaningar för en organisation. Detta gäller oavsett om det handlar om en flytt till ett nytt kontor eller ett nytt arbetssätt i ett befintligt kontor. Förändringar påverkar människor på olika sätt. För att processen ska gå så smidigt som möjligt finns ett par centrala förutsättningar för att lyckas. Dessa är kommunikation, personalmedverkan och möjlighet till stöd enligt Arbetshälsoinstitutet.
Information och kommunikation avgör
Ledning, chefer och anställda. En förändring påverkar hela organisationen och därför behöver kommunikationen fungera på alla nivåer. Det räcker inte att endast förmedla information, en dialog måste vara möjlig. Informationsbehovet ser olika ut beroende på vilket skede av förändringsprocessen ett företag befinner sig i. Gör en plan för detta redan i början och tänk på vilka informationskanaler som är lämpligt för varje budskap.
Medverkan vinner alla på
Locka medarbetarna att engagera sig i förändringsarbetet genom att ge personalen möjlighet att påverka hur flytten ska genomföras och hur arbetet ska skötas efter flytten genomförts. På så sätt får arbetsgivaren dessutom möjlighet att ta del av medarbetarnas sakkunskap.
Stöd, utbildning och förändringsagenter underlättar
Mycket blir nytt när ett företag flyttar. I de nya lokalerna ”sitter det inte något” i väggarna så att säga. För att underlätta för alla att komma in i det nya arbetssättet kan organisationen erbjuda medarbetarna utbildning och stöd på olika sätt. Något som också kan hjälpa är att utse så kallade förändringsagenter som kan påverka sina kollegor och föregå med gott exempel.
Processen påverkar resultatet
Hur själva processen genomförs påverkar resultatet i slutändan. Låt medarbetare och arbetsmiljöombud vara delaktiga redan i planeringsstadiet. Lyssna på dem som är berörda av förändringen, de har ofta bra lösningar och idéer. Genom att som chef själv reflektera över hur du upplever förändring kommer du också lättare förstå hur de måste informera, involvera och leda sina medarbetare under förändringsprocesser tipsar Unionen.
Att låta medarbetarna engagera sig i förändringsarbetet vid ett kontorsflytt vinner hela organisationen på.
Hälsningar,
Robert Hägg