Det finns studier som visar att endast 40% på en arbetsplats tycker att möten är så effektiva som de bör vara. 90% svarar dessutom att de undviker möten som inte känns meningsfulla. Per Hörberg, beteendevetare och ”wellnessaktivist”, har skrivit boken Mötas på riktigt.
I den ger han konkreta tips och råd kring hur du gör alla möten spännande och mer fokuserade:
1. Undvik vanligaste misstagen
Det slarvas ofta med mötets avsikt. Ofta handlar ett möte om sådant som vi inte hann med på det förra mötet. Det blir en följetong av möten. Om man bryter det och tar reda på vad det specifika syftet med mötet är så händer något. Försök vara intressant redan i inbjudan, skriv inte bara ”ekonomi” som en punkt på agendan. Om man är tydlig från början blir frågan både mer intressant och man kan förvänta sig mer från deltagarna. Det handlar också om att kalla rätt personer till ett möte. Människor som deltar på möten där de inte har en tydlig roll kan inte bidra lika mycket, vilket påverkar stämningen i hela gruppen.
2. Använd mindfulness som verktyg
För att få en bra start kan man checka in och se till att alla är välkomna och närvarande vid mötet. Det kan vara så enkelt som att alla sitter tysta en stund. Då ökar man medvetandet och får en gemenskapskänsla. Man kanske klev in i mötet med ett bagage av känslor baserat på det som hänt tidigare under dagen. Detta blir ett tillfälle att ställa om sitt fokus och blir närvarande även mentalt. Efter det kan man gå genom agendan för att ytterligare fokusera på syftet med mötet.
3. Hur jag som mötesledare bidrar till ett öppet klimat
Att du som mötesledare vågar ha ögonkontakt med de andra, att du visar att ni lyssnar till varandra. Kan du skapa det behöver ingen slåss om ordet, alla förstår att de får prata till punkt.
4. Vikten av ett bra avslut
Att avsluta möten i god tid och på rätt sätt är lika viktigt som inledningen. Den som håller i mötet bör göra en sammanfattning av mötet där man repeterar eventuella actions och vem som ansvarar för dem och vad som händer härnäst.
För att kunna stötta en organisation till effektiva möten bygger vi på NCC miljöcertifierade kontor som är helt anpassade efter organisationens behov. Ett bra exempel är vår nyinvigda fastighet i Hyllie där företag som Boozt och Zumtobel flyttade in i början av månaden.
Hur kan vi hjälpa din organisation? Hör av dig till oss.
Gästbloggare,
Anders Tojkander
Regionchef, NCC Property Development