Från cellkontor till aktivitetsbaserat – så lyckas man

För snart två år sedan flyttade vi in i de nya lokalerna på Fålhagsleden i centrala Uppsala, lokaler som vi på NCC själva har byggt. Vårt tidigare kontor var ett cellkontor med egna rum. Två år innan flytten gjorde vi en mätning som visade att de enskilda rummen användes endast 35 procent av tiden. Vi genomförde även en medarbetarundersökning för att det nya kontoret skulle bli så bra som möjligt.

Undersökningen visade bland annat att vi hade för få små grupprum och att vi hade vuxit ur kontoret. Därför valde vi, i samband med flytten till de nya lokalerna, att ställa om till ett aktivitetsbaserat kontor. Vi tog avstamp i vår projektverksamhet där vi jobbar i olika grupperingar i olika skeden av projekten, att kontoret ska stötta kärnverksamheten var den viktigaste parametern.

Bjuda in till kreativa möten

Vårt nya kontor har färre kontorsplatser än anställda medarbetare, där omkring 80 procent (innan corona) är på plats dagligen. De enskilda rummen är ersatta av aktivitetszoner. En aktiv zon som ska bjuda in till spontana och kreativa möten. En medelfokus-zon som ska vara som en tyst tågkupé samt en högfokus-zon där det ska vara helt tyst. De olika miljöerna är anpassade efter de uppgifter och aktiviteter som ska göras med utgångspunkt i individ, situation och behov.

En annan viktig del i skapandet av de nya lokalerna var att det skulle vara hållbart. Vi satsade på att miljöcertifiera kontoret enligt miljöbyggnad guld och vi återanvände även en hel del av befintliga möbler. Utöver det så kommer stor del av kontorets energibehov från solen och berget. Detta har givit oss en energianvändning på fantastiska 14,6kWh/kvm i uppmätt förbrukning.

Efter en tid utvärderade vi de nya lokalerna. Även här var medarbetarna involverade, och kom bland annat fram till att vi hade för många platser i högfokus-zonen och för få platser i den aktiva zonen. Det har vi nu justerat. I medarbetarenkäten var det mycket fokus och oro över att just platserna i högfokus-zonen skulle vara för få, men så blev det inte. Grundtanken att utgå från sina aktuella arbetsgifter när man väljer fungerar hittills mycket bra. Som en bonus har vi åstadkommit en effektivare lokalanvändning som dessutom stödjer verksamheten på ett bättre sätt än vårt gamla cellkontor.

Tre lärdomar

• Involvera medarbetarna. Att hela avdelningen är engagerad i processen är viktig framgångsfaktor.
• Tänk hållbart. Inventera och återanvänd material.
• Våga utvärdera och justera. Det är viktigt att låta nya arbetssätt och rutiner få tid att sätta sig, och lika viktigt att våga utmana den ursprungliga planen om medarbetarna inte känner att det blev helt rätt.

/Mattias Monbäck, avdelningschef Uppsala / GävleDala, Building Sverige