En trainees recept för att lämna ett anbud

Jag har under denna tid suttit mestadels på kontoret i Malmö Hyllie där vi delar tak med de andra affärsområdena. På Infrastructures avdelning har jag nöjet att inte bara dela yta med de andra anbudsingenjörerna utan även regionchef, affärschefer, KMA-ingenjörer, arbetsmiljöingenjör, administration, controller, HR och andra spännande befattningar.

Jag har varit på denna rotation i snart två månader och har nu lämnat in mina två första anbud. Det första anbudet jag räknade på omfattade ett ramavtal i form av totalentreprenad medan det andra omfattade ett exploateringsområde i en utförandeentreprenad.

Anbudsarbetets tillvägagångssätt

Före min tid på anbud måste jag nog erkänna att jag trodde arbetet skulle vara förhållandevis enformigt. Men här blev jag direkt motbevisad och ändrade fort min uppfattning. Det är ju en av de stora fördelarna med traineeprogrammet, enligt mig – att man endast bygger upp åsikter och uppfattningar med egna erfarenheter och bryter ner förutfattade meningar innan man grundat dem.

Tillbaka till ämnet, jag tänkte presentera hur arbetsgången på anbud har varit för mig i stora drag, genom ”En trainees recept för att lämna ett anbud”:

Du behöver:

• Förfrågningsunderlag till ett projekt. Här kan bland annat ingå administrativa föreskrifter, anbudsformulär, mängdförteckning, ritningar och geoteknisk undersökning.
• AB04/ABT06
• AMA, MER, RA anläggning/hus
• Projekt- och inköpsportalen
• Tillgång till MAP
• Miniräknare
• Anteckningsblock och pennor
• Fantastiska och hjälpsamma kollegor

Gör så här:

1. Få först ett projekt tilldelat till dig. Jag fick mina ifrån specialistchefen som bland annat ansvarar för inköps- och anbudsgruppen, KMA-ingenjörerna, mätcheferna och projekteringsledarna.
2. Börja med att läsa in dig på underlaget till projektet. Lyft fram specifika förutsättningar och eventuella ändringar till AB04 eller ABT06. Detta förankras sedan med tilltänkt projektchef för att undvika att vi missat något som inte gör projektet aktuellt för oss.
3. Lägg sedan upp projektet i projektportalen och då har det blivit dags att skicka ut förfrågningar till leverantörer och underentreprenörer via inköpsportalen.
4. Sätt sedan igång med att välja struktur och bygg upp din kalkyl i MAP utifrån det underlag som ska prissättas i det anbud som ska lämnas.
5. När svaren börjar trilla in från de förfrågningar som du skickat ut, behövs offerterna utvärderas och de som är mest gynnsamma för oss ska väljas ut vilka då läggs in i kalkylen.
6. Här är en viktig ingrediens att göra ett platsbesök för att undersöka att de arbetsmetoder man valt även kommer verka i praktiken, som till exempel; tillfartsvägar, möjlighet till upplag, hur marken ser ut idag, finns det tillgång till el och vatten och mycket mer.
7. När sedan kalkylen börjar bli klar och datum för anbudslämning närmar sig genomförs en kalkylgenomgång med produktion där projektchef och ibland även platschef närvarar. Ni arbetar tillsammans fram en kalkyl som produktion känner sig nöjda med att ar-beta efter när vi förhoppningsvis får projektet.
8. Tillslut är det dags att lämna in anbud och sedan kan man bara förväntansfullt och med spänning vänta på resultatet av ens arbete genom tilldelningsbeskedet från beställaren.

Tips! Ta en promenad över lunchen med en trevlig kollega/kollegor för att sträcka på benen, få lite frisk luft och andra perspektiv på tankarna kring projektet.

Egna reflektioner

Vad tar jag med mig från min rotation på anbud?

Något jag uppskattar med att arbeta med anbud är att man ”får en tydlig utvärdering av sin prestation i snabbare intervaller”. Det vill säga att de anbudsprojekt jag haft har jag vardera arbetat med i ca fyra veckor, sedan lämnas anbud in. Relativt kort därefter ges tilldelningsbesked och du får då en tydlig bild om du genom tolkning av förutsättningar och val av arbetsmetoder fått projektet eller inte. Det ska dock tilläggas att det finns många strategier som avgör med vilken ”säkerhet” vi vill lämna pris som i sin tur avgörs av faktorer som inte är påverkbara, exempelvis risker och möjligheter i antingen förfrågningsunderlaget eller i genomförande av projektet.

I denna rotation upplever jag även att jag fått en djupare inblick i juridiken för ett projekt i denna bransch. Jag har fått tid att studera de allmänna bestämmelserna samt den allmänna material- och arbetsbeskrivningen (AMA) närmare i samband med att frågor kommer upp när jag läst in mig på förfrågningsunderlagen.

Planera långsiktigt

Det jag framförallt kommer ta med mig från denna rotation är att försöka tänka och planera långsiktigt i ett projekt. När jag var ute i produktion under min första rotation fokuserade jag mycket veckovis, kortsiktigt och på att lösa de oförutsedda problemen som uppstod. Vilket förmodligen påverkades av min brist på praktisk erfarenhet i branschen och jag hade därför fullt upp med att lära mig hantera de praktiska momenten som utfördes.

Under min tid på anbud har jag fått möjligheten att ta mig an ett projekt ”i huvudet” från underlag och skisser till färdigställande och besiktning genom att planera för etablering, leveranser av inköp, vilka och hur många resurser som ska användas, masshantering, i vilken tidsordning momenten ska utföras, uppskatta en tidplan samt avetablering. Därför kommer jag försöka utveckla min förmåga att planera och tänka långsiktigt samtidigt som att jag fortsätter försöker vara handlingskraftig och lösningsorienterad på kort sikt då oförutsedda problem uppstår!