Många av de beslut som avgör ett VA-projekts framgång fattas redan i upphandlingsfasen. För att hitta rätt entreprenör krävs ett förfrågningsunderlag som tydligt speglar verksamhetens behov, mål och prioriteringar. Här är fyra frågor som kan hjälpa er att lägga grunden för ett framgångsrikt projekt.
Sedan början av 2000-talet har jag arbetat med byggnation av vattenverk och reningsverk. Under åren har jag sett att de mest framgångsrika projekten ofta har en sak gemensamt: beställaren har tidigt varit tydlig med vad som ska uppnås och vilka förutsättningar som gäller. Ett genomarbetat förfrågningsunderlag skapar bättre förutsättningar för att hitta rätt entreprenör och lägga grunden för ett lyckat genomförande. Här är fyra frågor som jag rekommenderar att utgå från:
1.Vilka mål och krav är viktigast?
Beskriv tydligt hur verksamheten ska fungera efter genomfört projekt. Ju tydligare målbild, desto lättare blir det för entreprenören att förstå vad som skapar värde för er.
Lyft fram särskilt viktiga krav och funktioner, exempelvis driftsäkerhet och robusthet, säkerhetsskyddskrav och krav kopplade till NIS2, inklusive behov av säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) samt budgetsäkerhet. Beskriv också projektets viktigaste prioriteringar för att få anbud som möter verksamhetens behov.
2. Vilken erfarenhet behöver entreprenören ha?
Efterfråga erfarenhet från liknande projekt så att ert projekt inte blir en lärandeprocess för entreprenören. Det är särskilt viktigt vid arbete under pågående drift, där entreprenören behöver förstå verksamhetens krav och risker kopplade till samhällsviktiga funktioner som dricksvattenförsörjning och avloppshantering.
Ett projekt som omfattar ombyggnad av ett vattenverk i drift ställer helt andra krav än nyproduktion på jungfrulig mark. Säkerställ därför att både entreprenören och nyckelpersonerna har erfarenhet av liknande förutsättningar.
3. Hur ska projektorganisation fungera?
Vilka personer behövs för rätt dialog och beslutsfattande? Hur ser den lokala närvaron ut? Vilket specialiststöd finns tillgängligt? Fundera också på hur entreprenörens organisation kompletterar er egen och vilket stöd ni behöver genom projektet.
4. Vilken ersättningsmodell stödjer projektets mål?
Ersättningsmodellen ska stödja projektets mål. Oavsett entreprenadform bör pris vägas mot andra värdeskapande faktorer.
Vid samverkansentreprenader med fast arvode eller löpande räkning är det viktigt att det framgår vad som ingår i arvodet. Alltför detaljerade listor över separata ersättningar kan skapa fel incitament och minska möjligheten att använda den kompetens som är bäst för projektet.
I samverkansprojekt bör fokus ligga på den totala projektkostnaden och hur värde skapas i projektet, inte enbart på arvodesnivåer.
En lyckad upphandling börjar med handlar om mer än att välja det lägsta priset. Tydliga mål, relevant erfarenhet, rätt organisation och en ersättningsmodell som stödjer projektets syfte ökar möjligheten att få rätt entreprenör och skapa goda förutsättningar för genomförandet.
Vill du veta mer?
Står ni inför en nyinvestering, ombyggnation eller upphandling av ett VA-projekt? Jag delar gärna erfarenheter och diskuterar era förutsättningar.