Ouppfyllda förväntningar skapar konflikter. Det förebygger vi med strukturerad dialog.
Ett ramavtal är i många fall en lång relation mellan två parter där risken finns att man påbörjar förhållandet med olika förväntningar. Om vi inte har en dialog och reder ut vad och hur vi ska göra uppfylls inte förväntningarna och då blir det konflikter.
Strukturer i avtalen lurar oss in i konflikter
Det sätt som avtalen och upphandlingarna är utformade leder till en viss sorts anbud som baseras på prislistor, lagkostnader och mängdförteckningar mm. Helt nödvändiga delar av affären men i sig ger de ingen vägledning om hur samarbetet ska skötas, hur saker ska gå till eller vilka parametrar vi tillsammans ska optimera vårt samarbete mot. Och då kan parterna omöjligtvis göra sitt allra bästa.
Strukturerad dialog är en lösning
Hur löser vi det då? Genom strukturerad dialog! På min avdelning jobbar vi med ett dialogverktyg för att fördjupa affärsrelationerna genom att gå genom saker som handlar om HUR vi ska jobba tillsammans. Hur ska vi förhålla oss till varandra och hur kan vi göra det bättre? Hur vill vi arbeta långsiktigt? Hur ska vi hantera konflikter? Etc.
Beroende på vilken fas vi befinner oss med kunden har vi tre olika agendor, men oavsett vilket steg som avhandlas har alla möten en gemensam struktur. Syftet med dialogverktyget är att skapa tillit, öppenhet och långsiktighet samt ett nära samarbete kring hur lösningar kan utformas.
Större förtroende och tillit viktigaste resultaten
Inom de avtal vi har jobbat med dialogverktyget ser vi flera fördelaktiga resultat, exempelvis en tydligare kravbild, bättre kontroll och ett lag som jobbar tillsammans. Och framför allt – större tillit. Att vi skapar förtroende och börjar lite på varandra är oerhört viktigt – flera utredningar och rapporter kring utförande av vunna upphandlingar poängterar vikten av att skapa förtroende mellan parter. Först när parterna litar på varandra finns förutsättningar för att skapa hög kvalitet av slutresultatet.
God arbetsmiljö utesluter inte en god affär, tvärtom
En annan vinning med ett sådant här arbetssätt är att vi får till en bättre arbetsmiljö för båda parter. Många tror att en bra arbetsmiljö är ett underordnat mål men det är fel! Ett ramavtal där båda parter upplever en god arbetsmiljö ger färre driftstörningar och större leveranssäkerhet. Människor måste må bra för att kunna leverera på topp.
Ett sätt att utveckla branschen
Vi vill jobba långsiktigt hållbart med våra kunder. Vi vill skapa goda affärer för båda parter och skapa god arbetsmiljö. Detta är ett sätt att göra det och ändå värna om mesta utväxling på skattebetalarnas pengar genom att påverka de yttre faktorerna. Vi har ett ansvar att påverka branschen i en långsiktigt hållbar riktning. Vårt dialogverktyg är ett sätt att göra det.