Intentionerna är oftast goda men slutresultatet blir inte alltid så bra som förväntat när företag byter från traditionella kontorsmiljöer till aktivitetsbaserade lokaler. Vi tittar närmre på några av de vanligaste misstagen och reder ut vad du kan göra för att undvika att upprepa dem.
1. Verksamhetens behov är inte utgångspunkten
Inspirerande studiebesök, föreläsningar och foton och filmer från häftiga kontor runt om i världen leder ibland till att företags inredning och rumsliga planering kopieras. Resultatet blir ofta ett kontor som inte alls passar för de arbetsuppgifter som ska utföras med missnöje bland medarbetarna som följd. Att följa generella råd är osmart. Rätt väg är att göra en grundlig analys som innefattar både kvantitativa mätningar av beläggningsgrad, sysselsättning med mera och kvalitativa djupintervjuer med medarbetare från olika avdelningar. Med detta som underlag har du goda förutsättningar att kunna planera rätt sorts aktivitetsbaserat kontor.
2. Medarbetarna involveras för sent eller inte alls
Ett flyttprojekt handlar inte bara om ”hårda faktorer”. Det är en förändringsresa som omfattar alla som jobbar på företaget. Oro är en känsla som ofta uppstår när större förändringar ska genomföras och om inte berörd personal får möjlighet att såväl förstå som påverka vad som ska hända och varför kommer det gå ut över prestationsförmågan. Total konsensus är sannolikt omöjligt (eller för dyrt) men tydlig och kontinuerlig information är ett måste. Genom att engagera utvalda individer från olika nivåer i företaget i arbetsgrupper och som förändringsagenter bäddar du för framgång. Engagera även flertalet medarbetare genom olika omröstningar om exempelvis inredning. Hos oss på NCC har förslag på nya möbler placerats ut på kontoret så att alla kan prova dem och rösta på sina favoriter.
3. Cheferna klarar inte av att anpassa sitt ledarskap
Chefens roll som bärare av information och pådrivare av förändring inför och under flytten är given men när flytten är genomförd är det lätt att halka tillbaka i ett ledarskap som fungerade i de gamla lokalerna. I ett aktivitetsbaserat kontor sitter dina kollegor utspridda i olika rum, det går inte att överblicka deras jobb på samma sätt som förut och så vidare. Ett annat sorts ledarskap som bygger på förtroende behövs ofta. Lika så rutiner och fungerande IT-system som gör det möjligt att leda digitalt såväl som person till person.
Hälsningar,
Robert Hägg