Det finns många vinster med att arbeta aktivitetsbaserat, men det finns också några utmaningar. I det här blogginlägget om aktivitetsbaserade kontor handlar det om de utmaningar som ofta kommer med att arbeta aktivitetsbaserat.
Trots att du har gjort ett bra förarbete och försökt se till alla nya aspekter, kommer det uppstå utmaningar i att gå från ett mer traditionellt kontor till ett aktivitetsbaserat. Som jag nämnde i förra blogginlägget, tar det i regel mellan sex månader och två år innan man har ställt om till ett aktivitetsbaserat kontor. Här är några vanliga utmaningar med aktivitetsbaserat kontor – och hur man bemöter dem:
En anonym arbetsplats
När medarbetare inte har sina egna kontorsplatser och skrivbord, är det lätt att arbetsplatsen känns mindre personlig. Vad man kan göra för att ett aktivitetsbaserat kontor inte ska bli anonymt är att hitta andra sätt än just skrivbordet för att göra det mer personligt. Välj ut en vägg (eller flera) som kan fungera som en slags hall of fame där medarbetarna får sätta upp bilder på sina familjemedlemmar, husdjur eller vad det kan vara som får dem att må bra. Då kan skrivborden vara neutrala och tillgängliga för alla, men själva arbetsplatsen har fortfarande kvar sin personliga prägel.
En otrygg arbetsmiljö
En annan konsekvens av att inte ha sitt eget skrivbord kan vara att kontoret känns lite mer otryggt. Vi är humana varelser som gillar trygghet, och ett helt nytt arbetssätt kan kännas lite skrämmande för många. Här gäller det att hjälpa till och, återigen, hitta andra sätt att skapa trygghet.
Den fysiska platsen är egentligen inte avgörande, och vissa gillar att tänka ”Vad ska jag göra i dag, och var behöver jag sitta för att åstadkomma det?”. Men andra blir stressade av tanken på att flytta runt, och en vanlig fråga jag stöter på är ”Tänk om ingen vill sitta med mig?”. Här är det viktigt att de medarbetare som känner så, kan hitta trygghet i arbetsgruppen och i de nya arbetssätten. Man kan jobba med att ha samlingsplatser och skapa rutiner. Till exempel kan man bestämma att alla i arbetsgrupp X sitter och arbetar tillsammans på samma yta varje torsdagsförmiddag. Det kan också vara en bra idé att alla på samma avdelning eller arbetsgrupp har sina skåp på samma ställe. Då blir skåpen en naturlig träffpunkt.
Det är lätt att tro att det bara handlar om att göra ett bra förarbete, men själva omställningsresan börjar först när man flyttar in på kontoret. Det är viktigt att alla inblandade är medvetna om det och vågar diskutera de svårigheter som dyker upp. I nästa blogginlägg ger jag tips om hur chefer och medarbetare lyckas i vardagen på ett aktivitetsbaserat kontor.
Karin Ståhl, partner och arbetsplatsstrateg, GoToWork
Läs mer om Future Office hos NCC
