Hur du planerar för att flytta till aktivitetsbaserat kontor

Att flytta till ett aktivitetsbaserat kontor har många fördelar – så länge man har planerat på rätt sätt. Just nu hjälper konsultbolaget GoToWork NCC med precis detta. Här är några tips om hur man ska tänka.

Att flytta till ett aktivitetsbaserat kontor har många fördelar – så länge man har planerat på rätt sätt. Just nu hjälper konsultbolaget GoToWork NCC med precis detta. Här är några tips om hur man ska tänka.

Aktivitetsbaserade kontor passar i princip alla organisationer. Man arbetar på ett mer modernt sätt, delar resurser som kunskap och medarbetare på ett bättre sätt och står bättre rustad inför förändringar. Med en bra planering kan det bli verklighet.

Checklista för en lyckad planering av aktivitetsbaserat kontor

  • Titta på vad ni vill åstadkomma med ett aktivitetsbaserat kontor. Ledningen måste fatta strategiska beslut redan från början. Ställ er frågan ”Hur vill vi jobba i framtiden – hur ser drömsituationen ut?”.
  • Gå igenom behoven, både nutida och framtida. Detta ser olika ut i olika branscher. Här pratar vi ofta om aktivitetsmönster: vad man gör varje dag, hur många möten och telefonsamtal det blir, hur formellt/informellt man vill arbeta. Titta även på mobilitetsmönster: hur stora och hur många ytor behöver man, hur mycket variation krävs. Tänk på att olika arbetsuppgifter kräver olika mycket rörlighet. Här kan man skapa personas att utgå ifrån för att lättare kunna kartlägga hur olika personer rör sig på kontoret under en dag.
  • Tänk i zoner. Planera för att vissa ytor får ha lite mer störning, medan vissa ytor ska vara tysta. Fundera kring möbler som kan avskärma och rama in dessa ytor.
  • Bygg in flexibilitet. Att gå över till aktivitetsbaserade kontor innebär i regel att man skalar ned antalet kvadratmetrar, men var inte dumsnål. Bara för att man har 30 procents beläggning på skrivborden innebär inte att man ska ha exakt det antalet skrivbord. Då känns kontoret trångt och belamrat. Det ska finnas olika fysiska zoner att välja på för olika arbetsuppgifter, och teknik som stöttar ett flexibelt arbetssätt. En hög grad av variation bäddar för ett lyckat kontor.
  • Gör en målbild för kontorets utformning. Använd kunskapen ni samlat in kring aktivitets- och mobilitetsmönster till att utforma de fysiska ytorna.
  • Kommunicera tydligt till organisationen varför aktivitetsbaserat är bra för just er. Var så konkret som möjligt, så att ni får med er medarbetarna. En flytt är en stor omställning, särskilt om man tidigare har suttit i enskilda rum. Här gäller det att få medarbetarna att känna sig trygga i att ni fattar rätt beslut och lyssnar och bemöter de rädslor som finns.

Vanliga fel som gör planeringen av aktivitetsbaserat kontor mindre lyckad

  • Man lägger inte tid på att göra en bra målbild
  • Man tittar på hur någon annan har gjort, och gör likadant
  • Man involverar inte alla i projektet – medarbetare känner sig överkörda och har inga tydliga svar på varför en flytt är bra för dem
  • Man får inte till kontoret på ett bra sätt med olika zoner och därmed inte rätt stöd för olika aktiviteter

Det går inte att understryka nog hur viktigt planeringsarbetet är. Det lägger grunden för hur medarbetarna har det på arbetet när man väl har flyttat in. Lägg tid på att utforma en egen lösning som passar just ert företag.

Tänk också på att det tar mellan sex månader och två år innan man har ställt om till ett aktivitetsbaserat kontor. Man kan tro att bara för att man har bestämt sig för aktivitetsbaserat så löser det sig – men så är det inte. Mer om detta i nästa blogginlägg, där jag tar upp det aktivitetsbaserade kontorets utmaningar och ger tips på hur man bemöter dem.

Karin Ståhl, partner och arbetsplatsstrateg, GoToWork

Läs om Future Office hos NCC

Skicka kommentar

Din epost adress kommer inte att visas för andra besökare.