Att byta kontor är en stor investering och kräver mycket arbete. Därför är det viktigt med noggrann planering av processen. Här delar vi med oss av några bra tips.
Känner du att de gamla lokalerna inte längre är optimala för verksamheten? Att byta kontor kan vara en bra lösning, men om det inte görs på rätt sätt kan det bli en slitsam situation som rör upp många känslor och skapar stress. Inför en flytt finns därför mycket att tänka på. Först och främst bör kontorsbytet vara tydligt förankrat i ledningen. Tvivel och tveksamhet från ledning och chefer skapar förvirring och negativa tankar bland medarbetarna.
Låt medarbetarna vara delaktiga innan, under och efter flytt
Ett kontorsbyte görs inte i en handvändning och därför är det viktigt att veta exakt varför nya lokaler behövs. Gå noga igenom vad företaget vill få ut av de nya lokalerna och hur de ska användas och därmed planeras. Kräver verksamheten enskilda rum till alla medarbetare eller är ett aktivitetsbaserat kontor rätt? En grundlig undersökning av hur det nuvarande kontoret används kan ge många ledtrådar. Här är medarbetarna till stor hjälp – vad fungerade på det gamla kontoret och vad fungerade mindre bra? Studier visar att medarbetare som varit delaktiga i flytten både mår och presterar bättre på arbetet än de som inte varit delaktiga.
Rätt läge för ett nytt kontor
Att läget är rätt är också viktigt. Exempelvis valde WSP i Göteborg ett kontor i ett läge som möjliggjorde för fler medarbetare att cykla till jobbet. Att det finns bra förbindelser med bil men framförallt med cykel- och kollektivtrafik är ofta viktigt ur ett medarbetarperspektiv. Ligger kontorshuset i ett område som har liknande verksamheter och vad säger läget om just ditt företag? En annan fråga är om själva kontorsbyggnaden är miljöanpassad och utformad för att erbjuda hälsosamma arbetsmiljöer med god ventilation. Att välja lokaler i en miljöcertifierad byggnad innebär ett objektivt kvitto på just det.
Smidiga flyttprocesser
När det kommer till själva flytten finns det många flyttfirmor som är specialiserade på att flytta kontor. De kan vara involverade redan i planeringsstadiet, eller bara vara med vid själva flytten. Se till att övergången mellan det gamla och det nya kontoret blir så smidig som möjlig – ha möbler och arbetsytor på plats så att dina medarbetare kan börja arbeta så snabbt som möjligt. Överväg att flytta under sommaren, då många ändå är på semester.
När ni har kommit på plats kan det vara bra att ta lite tid för att känna in de nya lokalerna och sätta upp eventuella riktlinjer. En kontorsflytt innebär inte enbart en nystart för själva arbetsplatsen, flytten kan också ge medarbetarna en nystart. Ta vara på denna känsla och se samtidigt till att implementera viktiga förändringar i och med flytten. Det är lättare att genomföra större förändringar i samband med en flytt innan rutinerna har hunnit sätta sig.
Avslutningsvis är det bra att följa upp kontorsbytet och se om lokalerna fungerar så bra som ni förväntade er.
Vill du veta mer om vårt koncept Future Office by NCC, klicka här.
Lycka till med ditt nya kontor!
Hälsningar,
Robert Hägg
